Privacy verklaring

Privacybeginselen Koninklijke Wagenborg

Als Koninklijke Wagenborg nemen wij de bescherming van persoonsgegevens serieus. Wij beschermen persoonsgegevens die wij vastleggen en verwerken, zodat de privacy van individuen kan worden gewaarborgd. Koninklijke Wagenborg hanteert onderstaande uitgangspunten bij het respecteren van de privacy:

  • We gebruiken persoonlijke informatie uitsluitend op doelmatige en rechtmatige wijze;
  • We zijn transparant over het soort persoonsgegevens dat we verzamelen, de wijze waarop we deze persoonsgegevens gebruiken en de manier waarop betrokkenen toegang hebben tot hun persoonsgegevens;
  • We slaan informatie veilig op en treffen alle redelijke maatregelen om informatie te beschermen tegen misbruik;
  • We komen alle van toepassing zijnde wetten en voorschriften betreffende bescherming van persoonsgegevens na.

Doel en omvang van dit beleid

Dit beleid is van toepassing op alle onder Koninklijke Wagenborg ressorterende bedrijven.

Dit privacybeleid beschrijft de wijze waarop wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen in het kader van onze bedrijfsvoering.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die door Koninklijke Wagenborg worden verzameld. Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (betrokkene), zoals voor- en achternaam, e-mailadres, geboortedatum, adres, land van verblijf, bankgegevens, enz.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens van personen, waaronder alle werknemers van Koninklijke Wagenborg, inclusief ingehuurde derden en  stagiaires, gepensioneerden, sollicitanten, opdrachtnemers, klanten, zakenpartners, aandeelhouders, leveranciers en anderen.

Waarom Koninklijke Wagenborg persoonsgegevens verwerkt:

Wij leggen persoonsgegevens uitsluitend vast en verwerken deze voor zover dit noodzakelijk is voor zorgvuldig omschreven en gerechtvaardigde zakelijke doeleinden, zoals hieronder kort samengevat:

  • Human resources
    Dit betreft het verwerken van gegevens die nodig zijn voor het opstellen, nakomen of beëindigen van een arbeidsovereenkomst, een andersoortig contract of een andere arbeidsverhouding met een betrokkene. Hieronder vallen onder andere de berekening, vaststelling en betaling van salaris en arbeidsvoorwaarden, de berekening en afdracht van belastingen en sociale premies, de berekening en betaling van pensioenen van welke aard dan ook en vergelijkbare rechten, carrière- en talentontwikkeling, prestatiebeoordelingen en training, reis en verblijf, verlof en andere vormen van afwezigheid. 
     
  • Gezondheid, veiligheid en welzijn
    Dit betreft het verwerken van gegevens in verband met beperkingen of ziekteverzuim en zwangerschapsverlof, het aanbieden van gezondheidsprogramma’s, het aanbieden van zorg en ondersteuning op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk. Hieronder valt ook het verwerken van gegevens die nodig zijn om een betrokkene in het kader van locatiebeveiliging te kunnen identificeren of om de veiligheid van een betrokkene of diens eigendommen te garanderen en het bedrijfsterrein en de bedrijfsmiddelen te beschermen.
     
  • Naleving van wettelijke verplichtingen
    Dit betreft alle gevallen waarin de vastlegging en verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is om de wettelijke verplichtingen na te kunnen komen waaraan Koninklijke Wagenborg onderworpen is.

Hoe Koninklijke Wagenborg persoonsgegevens verwerkt:

Koninklijke Wagenborg verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen op zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de strikte regels van de Nederlandse en Europese wetgeving betreffende bescherming van persoonsgegevens.

We nemen alle redelijke stappen om te garanderen dat persoonsgegevens:

  • eerlijk en rechtmatig door Koninklijke Wagenborg worden verkregen en verwerkt voor de gerechtvaardigde zakelijke doeleinden;
  • relevant zijn en niet meer bekendmaken dan noodzakelijk voor de gerechtvaardigde zakelijke doeleinden;
  • nauwkeurig up-to-date worden gehouden om de volledigheid en kwaliteit van de gegevens te waarborgen;
  • niet langer in de databases van Koninklijke Wagenborg worden opgeslagen dan strikt noodzakelijk is om aan het betreffende doeleinde te kunnen voldoen (tenzij Koninklijke Wagenborg gehouden is een wettelijke verplichting na te komen).

Er wordt extra aandacht besteed aan de zogenaamde bijzondere persoonsgegevens. Dit betreft gegevens die zo gevoelig zijn dat de verwerking ervan iemands privacy ernstig kan beïnvloeden, zoals gegevens over gezondheid, ras, godsdienst, strafrechtelijk verleden ed. Bijzondere persoonsgegevens worden zorgvuldig verwerkt, door een selecte groep daartoe bevoegde personen (zoals de bedrijfsarts) die onderworpen zijn aan een strikte geheimhoudingsplicht.

Hoe Koninklijke Wagenborg persoonsgegevens beschermt:

Koninklijke Wagenborg onderstreept het belang van veilige opslag van persoonsgegevens. Dat is de reden dat Koninklijke Wagenborg alle redelijke voorzorgmaatregelen treft om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik of onbevoegde toegang, bekendmaking, wijziging, vernietiging en verlies. Met name door:

  • de overdracht, opslag en verwerking van persoonsgegevens te beveiligen aan de hand van gepaste technische, fysieke en organisatorische maatregelen en een gepast beveiligingsniveau te garanderen;
     
  • de toegang tot persoonsgegevens op ‘need to know’-basis te beperken tot bevoegde personen die onderworpen zijn aan een strikte geheimhoudingsplicht;
     
  • dit privacybeleid en andere methoden voor bescherming van persoonsgegevens indien noodzakelijk te herzien

Met wie Koninklijke Wagenborg persoonsgegevens deelt:

Koninklijke Wagenborg behoudt zich het recht voor persoonsgegevens van tijd tot tijd bekend te maken aan dienstverleners die het inschakelt ter ondersteuning van de dagelijkse zakelijke activiteiten. Dienstverleners mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken volgens de instructies van Koninklijke Wagenborg en Koninklijke Wagenborg zal haar privacybeleid en methoden voor bescherming van persoonsgegevens, voor zover mogelijk, contractueel opleggen aan derden. Daarnaast behoudt Koninklijke Wagenborg zich het recht voor persoonsgegevens bekend te maken in geval van onwettelijk of onrechtmatig gebruik of als het daartoe verzocht wordt door een bevoegde instantie.

Verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens:

Koninklijke Wagenborg verleent personen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben en personen/organisaties  die vanuit wettelijk kader bevoegd zijn, op verzoek toegang tot opgeslagen persoonsgegevens. Als de gegevens onjuist blijken of worden opgeslagen in strijd met de wetgeving betreffende bescherming van persoonsgegevens, dan corrigeert en/of verwijdert Koninklijke Wagenborg deze gegevens. Betrokkenen die een verzoek willen indienen tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van persoonsgegevens kunnen contact opnemen met de privacy officer. Onredelijke verzoeken of verzoeken waarbij de privacy van derden in het gedrang komt, kunnen worden afgewezen.

Melding

Betrokkenen kunnen contact opnemen met de privacy officer voor vragen of klachten over de wijze waarop Koninklijke Wagenborg persoonsgegevens verwerkt of om verzet aan te tekenen tegen de overdracht van persoonsgegevens.

Inbreuk in verband met persoonsgegevens

Een inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt gemeld aan de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het aannemelijk is dat deze inbreuk niet zal resulteren in (een aanzienlijke kans op) ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens. Betrokkenen worden op de hoogte gesteld als het aannemelijk is dat een inbreuk in verband met persoonsgegevens resulteert in (een aanzienlijke kans op) ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens. Om het Koninklijke Wagenborg mogelijk te maken de meldplicht bij inbreuken in verband met persoonsgegevens na te komen, heeft Koninklijke Wagenborg een protocol bij inbreuk in verband met persoonsgegevens (I en II) opgesteld dat integraal onderdeel uitmaakt van dit onderhavige beleid.

Herziening

Koninklijke Wagenborg kan dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 1 maart  2018 te Delfzijl.